Kom igång med jobbet

Humbelina Robles Ortega, forskare viduniversitetet i Granada, har till och med gett det ett namn –“Efter-semester-syndromet”. Detta är dock övergående. Om du dock hunnit varaigång ett tag och fortfarande har svårt att ta tag i vissa uppgifter kanske dethandlar om ett annat fenomen. Något som sträcker sig året runt och som duheller garanterat inte är ensam om, nämligen prokastrinering.

Ordet prokastrinering härstammar från latinets pro crastinus som betyder “till morgondagen” och kan förklaras som en medveten handling att skjuta upp att göra en uppgift, trots att det kan medföra alla möjliga former, som psykiskt, socialt, fysiskt eller ekonomiskt lidande. Det finns, kanske inte så förvånande, ett starkt samband mellan prokastrinering och stress men kan även i allvarliga former leda till depression och ångest.

Så varför prokastrinerar vi? Att skjuta upp en uppgift kan på kort sikt minska ett obehag vi kan känna inför att utföra just denna uppgift. Kanske känns den överväldigande, svår, tråkig eller helt enkelt mindre viktig. Om det gäller det senare kan det vara helt rimligt att skjuta på något, men om det gäller något mer angeläget kan det få negativa konsekvenser.

En annan anledning kan vara de ökade kraven på vår förmåga till självständighet, att strukturera vårt arbete och hantera långsiktiga mål som ställs på många arbeten idag. I takt med dessa ökade krav finns det även en ökad tillgänglighet i form av mail och telefonsamtal som kan avbryta oss när vi försöker koncentrera oss på en uppgift. Ju fler störande moment under arbetsdagen, desto större är risken för prokastrinering.

Vår hjärna gillar belöningar och den vill ha dem snabbt. En kort förklaring till detta är att det tidigt i evolutionen inte funnits behov för mer långsiktigt tänkande. Man agerade för att överleva dagen. Strukturer i hjärnan som är mer kopplade till planering och beslutsfattande utvecklades långt senare. Det kräver dessutom mer kraft än att agera mer impulsivt. Därför kan de vara lockande att ta sig an mer lättuppnåeliga uppgifter som du snabbt kan bocka av och låta surdegarna vänta.

Men ibland kan även relativt enkla uppgifter skjutas upp, kanske för att de är kopplade till ett visst obehag. Då kanske förströelser som facebook eller instagram lockar mer eftersom de ger en snabb belöning, även om obehaget mest troligt kommer att växa inför uppgiften som skjuts på framtiden. Dessutom är det tyvärr så att många arbetsplatser är dåliga på att ge återkoppling till sina medarbetare, vilket kan göra att arbetet upplevs mindre belönande.

Så vad kan man då göra för att bryta ett mönster av prokastrinering? Det finns många saker vi kan göra för att minska uppskjutandet. Här kommer några tips.

Hantera surdegarna

Stora projekt som sträcker sig över lång tid kan ibland kännas omotiverande att arbeta med. Vad spelar det för roll om du gör just den här grejen idag när målet inte ska vara klart förrän om sex månader? Ett problem här kan vara hur målet är formulerat. Om det är abstrakt eller komplicerat är risken stor att vi undviker att ta tag i dem. Därför behöver ditt mål vara konkret. Vad är det du ska uppnå? Du kan dessutom med fördel bryta ner ditt mål i mindre delmål. Vad ska du göra denna månad/vecka/dag i projektet? Dels blir varje “deadline” mindre och instället för att skjuta på hela projektet tills sista veckan gör delmålen att du får fler “slutspurtar”. En ytterligare vinst är att du kommer uppleva mer belöning längs vägen, för visst är det skönt att bocka av en uppgift på listan?

Förse dig själv med belöning

Det är inte alla uppgifter vi har på jobbet som känns tillräckligt tillfredställande i sig för att utföra dem. Då kan lätt andra, mer belönande aktiviteter styra bort vårt fokus. Med ett långsiktigt projekt är belöningen dessutom långt borta, vilket förklarar varför vi gärna skjuter upp uppgifterna. Här kan du dock själv skapa egna belöningar. En bio med en vän, en god middag eller något annat lockande kan du belöna dig själv med för att boosta chanserna att komma igång. Belöningarna bör komma under arbetsets gång och inte bara sparas till slutet. På så sätt belönas inte bara din slutprodukt, utan även ditt arbete på vägen dit.

Förbättra förutsättningarna

Vår dygnsrytm kan användas för att planera in rätt aktiviteter. Om du har en tuff uppgift framför dig kan det, beroende på din dygnsrytm, passa bäst att göra den antingen på förmiddagen eller på kvällen. Om vi arbetar mot vår dygnsrytm kräver uppgifterna mer ansträngning. När känner du dig på topp? Planera in dina mest krävande uppgifter då. För att underlätta ytterligare kan valet av plats där du utför din uppgift på planeras noga. Olika platser ger olika signaler till oss gällande vad vi bör syssla med. Genom att placera sig i en omgivning som signalerar “arbete” kan vi lättare komma igång. För vissa kan det betyda en tyst plats, medan andra arbetar bättre med mer stoj omkring sig. Oavsett vilken plats som passar dig, dedikera den platsen till just arbete så kommer det komma mer eller mindre automatiskt.

Underlätta för koncentrationen

“Jag ska bara…”. Det kända citatet från Alfons Åberg känner nog oss allra flesta träffade av. Inför start av en ny uppgift kan vi spendera mycket tid på att göra andra saker, som att rensa mailkorgen eller att sortera grejer. Produktiv prokastrinering handlar om när vi gör uppgifter som faktiskt är helt rimliga att göra, men vi gör dem för att undvika att sätta igång med något annat. Till skillnad från att slösurfa ägnas tiden åt produktiva aktiviteter, men fundera över hur det påverkar den uppgift du egentligen ska ta itu med. Hur kan du minska risken att fastna i andra uppgifter? Och gällande slösurfandet – vår koncentration påverkas bara av att ha vår smartphone i samma rum, så underlätta för dig själv genom att stänga av din telefon när du behöver fokusera. Ta även en funderare över andra avbrott som mailnotiser och frågor från kollegor. Alla distraktioner, även korta sådana, tävlar om din uppmärksamhet och kan göra att vi tappar fokus. Vid ett avbrott tar det cirka 15 minuter innan vi åter kan prestera på topp på den uppgift som avbröts. Vad brukar distrahera dig och hur kan du minska dessa faktorer?

Prokastrinering förekommer ju inte bara på arbetet, utan kan även ge negativa konsekvenser i privatlivet. Om du känner dig träffad och vill ha fler tips eller bara vill fördjupa dig mer i ämnet rekommenderar jag boken “Dansa på deadline: uppskjutandets psykologi”.